Odpowiedzialność wobec Dostawców

Realizacja celów strategicznych obszaru Zakupów opiera się przede wszystkim na wdrożeniu kompleksowego zarządzania kategoriami zakupowymi, modelu zarządzania dostawcami (tj. segmentacja, kwalifikacja, zasady zarządzania) oraz stosowaniu światowych standardów zakupowych. Zdefiniowane zostały i sukcesywnie są wdrażane zasady współpracy w ramach Grupy Kapitałowej. Służy temu wdrożona w Grupie ORLEN Polityka Zakupowa, która jest parasolowym dokumentem określającym standardy zarządzania zakupami w Grupie ORLEN. Wyznacza stosowanie wspólnych standardów w zakresie procedur, procesów, narzędzi, systemów i struktur zakupowych.

Współpraca z dostawcami ma w większości przypadków charakter stały, zaspokajający bieżące potrzeby Grupy ORLEN. Dostawcy dostarczają między innymi materiały i usługi dla operacyjnej działalności Grupy ORLEN. Realizowane są zakupy inwestycyjne, produkcyjno-remontowe, zakupy energii elektrycznej, chemii produkcyjnej, biokomponentów, zakupy dla stacji paliw czy zakupy ogólne (administracja, IT, usługi profesjonalne, zakupy logistyczne). W 2019 roku w Grupie ORLEN współpraca była prowadzona z blisko 25 tys. dostawców.

Kategorie zakupowe w ramach Centralnego Drzewa Kategorii tworzą obszerny i uporządkowany katalog asortymentu zakupowego funkcjonujący w PKN ORLEN oraz w kluczowych spółkach Grupy ORLEN. Centralne Drzewo Kategorii zbudowane jest z trzech poziomów szczegółowości. Pierwszy poziom tworzy 13 kategorii głównych. Drugi i trzeci poziom to szczegółowy poziom kategorii odzwierciedlający szeroko rozumiane potrzeby biznesowe w zakresie asortymentu zakupowego.

Ważną inicjatywą wdrażaną w ramach odpowiedzialnego łańcucha dostaw jest włączenie kryteriów odpowiedzialnego biznesu i zrównoważonego rozwoju do standardu zarządzania procesami zakupowymi. Koncern promuje ideę odpowiedzialności społecznej wśród swoich dostawców, chce współpracować z kontrahentami, którzy przestrzegają praw człowieka i działają zgodnie z regulacjami prawnymi, zapewniają bezpieczne i godne warunki pracy oraz stosują nie tylko najwyższe standardy etyczne, ale także dbają o środowisko naturalne. Kryteria CSR zostały zdefiniowane i zebrane w jeden dokument, tj. „Kodeks postępowania dla Dostawców”. Kodeks jest obowiązkowym kryterium stosowanym w procesie kwalifikacji kontrahentów w spółkach Grupy ORLEN. Dostawcy Koncernu kwalifikowani są do współpracy zgodnie z wystandaryzowanymi, spójnymi w Grupie ORLEN kryteriami społecznymi, środowiskowymi, prawnymi i etycznymi. Wszyscy dostawcy i oferenci Grupy ORLEN zobowiązani są do zapoznania się i zaakceptowania wymogów w zakresie przestrzegania praw człowieka, prowadzenia działalności zgodnie z regulacjami prawnymi, zapewnienia bezpiecznych i godnych warunków pracy, stosowania najwyższych standardów etycznych, ale także dbania o środowisko naturalne. Akceptacja Kodeksu postępowania dla Dostawców przez oferentów i dostawców jest warunkiem formalnym udziału w postępowaniach zakupowych. W przypadku braku akceptacji przez oferenta, jego oferta nie bierze udziału w dalszym procesie zakupowym z uwagi na niespełnienie kryteriów formalnych. Kodeks postępowania dla Dostawców Grupy ORLEN ma na celu promocję odpowiedzialności wśród interesariuszy i zachęcanie do wdrażania odpowiedzialnych praktyk wśród dostawców. Ponadto, w ramach postępowania zakupowego, każdy z Oferentów zobowiązany jest do zapoznania się oraz akceptacji Polityki antykorupcyjnej GK ORLEN oraz Zasad przyjmowania i wręczania upominków w PKN ORLEN S.A.

W ramach ciągłego doskonalenia procesów zakupowych, Grupa ORLEN rozwija i standaryzuje procesy związane z ich wyborem. Wypracowany został model kwalifikacji dostawców w strategiach zarządzania kategoriami zakupowymi, a kluczowi dostawcy podlegają regularnej ocenie w ramach procesu oceny współpracy z dostawcami. Kryteria kwalifikacji i oceny dostawców zostały opracowane, między innymi w oparciu o najlepsze praktyki rynkowe, pozwalają minimalizować ryzyka reputacyjne, finansowe i procesowe oraz maksymalizować jakość współpracy z dostawcami.

Kluczowym elementem odpowiedzialnego łańcucha dostaw jest rozpoczęty proces wdrożenia w Grupie ORLEN jednolitych standardów i systemów zakupowych, będący podstawowym elementem projektu centralizacji zakupów w ramach Grupy ORLEN. Znacząco wpłynie on na ujednolicenie i uspójnienie procesów zakupowych w całej Grupie, transparentność i przejrzystość prowadzonych postępowań, wymianę wiedzy oraz poprawę komunikacji z dostawcami. Z punktu widzenia relacji z dostawcami, niezwykle istotny jest także rozpoczęty w 2019 roku Program Usprawnień Zakupów, obejmujący szereg rekomendacji poprawiających efektywność procesu zakupowego. Wśród zrealizowanych kluczowych rekomendacji, mających wpływ na współpracę z dostawcami znajdują się między innymi: wdrożenie planowania zakupowego oraz popularyzacja informacji o przetargach, np. poprzez publikację informacji o postępowaniach na portalach biznesowych.

Istotne znaczenie mają partnerzy lokalni, a więc ci, których siedziba główna znajduje się w powiecie płockim oraz w województwie mazowieckim. Grupa ORLEN korzystając z usług lokalnych dostawców, wspiera najbliższy rynek i biznes. Dostawcy z otoczenia spółek cechują się znajomością rynku lokalnego, często dobrze znają potrzeby i oczekiwania spółek Grupy ORLEN, a ich bliskość pozwala także na obniżenie kosztów, np. transportu czy zakwaterowania. Wydatki na produkty i usługi firm mających siedzibę w Płocku stanowiły w 2019 roku około 7,6%* wydatków PKN ORLEN (*nie uwzględniono wydatków dla dostawców ropy naftowej i gazu ziemnego). Koncern współpracuje z dostawcami z najbliższego otoczenia, wpływając tym samym na rozwój lokalnego rynku, a przede wszystkim realizując strategię odpowiedzialności społecznej i zrównoważonego rozwoju w swoim łańcuchu dostaw.

W kluczowych spółkach zagranicznych Grupy ORLEN: Unipetrolu (Litvínov) i ORLEN Lietuva (Mažeikiai), udział wydatków przeznaczonych na usługi lokalnych dostawców, którzy zlokalizowani są w wyżej wymienionych miastach, wyniósł w 2019 roku, kolejno – 1% i 1,06%.